แบ๊คอัพข้อมูลอัตโนมัติ โดยใช้โปรแกรม Microsoft SyncToy

แบ๊คอัพข้อมูลอัตโนมัติ โดยใช้โปรแกรม Microsoft SyncToy

ทำการดาวน์โหลด และติดตั้ง Microsoft SyncToy

SyncToy เป็นหนึ่งในชุดโปรแกรม PowerToys ของ Microsoft สำหรับ Windows XP รายละเอียดสำหรับโปรแกรมใน ชุด PowerToys สามารถดูได้จาก https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=15155 เมื่อคลิกที่ลิงค์ Microsoft SyncToy ที่อยู่ด้านขวา จะปรากฏหน้าเวปเพื่อดาวน์โหลด ให้ทำการคลิกที่ปุ่ม ดาวน์โหลด และทำการบันทึก SyncToySetupPackage_v21_x86 บนหน้าเดทท๊อป เมื่อดาวน์โหลดเรียบร้อยแล้ว ก็ทำการติดตั้งโดยการดับเบิ้ลคลิกที่ไฟล์ SyncToySetupPackage_v21_x86 เราจะพบรายการอยู่ในเมนู All Programs หลังจากทำการติดตั้ง

การใช้ Microsoft Synctoy ทำการแบ๊คอัพข้อมูล

ขั้นแรกให้ตรวจสอบก่อนว่า อุปกรณ์ในการแบ๊คอัพข้อมูลได้ถูกติดตั้งกับเครื่องคอมพิวเตอร์ และปรากฏอยู่ใน My Computer ถูกต้อง ให้จำว่าอุปกรณ์นั้นชื่ออะไร เพราะเราจะต้องกำหนดในโปรแกรม SyncToy ว่าต้องการให้แบ๊คอัพข้อมูลไปไว้ที่อุปกรณ์ดังกล่าว

เปิดโปรแกรม SyncToy และ กำหนดรายการที่จะแบ๊คอัพ โดยคลิกที่ Start -> All Programs คลิก SyncToy เพื่อเปิดโปรแกรม

คลิก Create New Folder Pair เพื่อสร้างรายการที่จะทำการแบ๊คอัพ โปรแกรมจะให้กำหนดโฟลเดอร์ซ้าย กับ โฟลเดอร์ขวา โดยปกติโฟลเดอร์ด้านซ้ายจะเป็นโฟลเดอร์ต้นฉบับ (ซึ่งส่วนมากจะเป็นโฟลเดอร์ที่อยู่ในเครื่องของเราเอง) และโฟลเดอร์ด้านขวา จะเป็นโฟลเดอร์ในอุปกรณ์ที่เราจะใช้เพื่อแบ๊คอัพข้อมูล เช่น ฮาร์ดดิสต์แบบภายนอก, ยูเอสบีไดว์ หรือ อุปกรณ์แบ๊คอัพต่างๆ

คลิกที่ปุ่ม Browse ทำการเลือกโฟลเดอร์ซ้าย ในที่นี้เราจะทำการแบ๊คอัพข้อมูลในโฟลเดอร์ C:\Data คลิก Next เพื่อ เริ่มสร้างโฟลเดอร์ด้านขวา

คลิกปุ่ม Browse เพื่อทำการเลือกโฟลเดอร์ที่จะเก็บข้อมูล ในที่นี้เราต้องการเก็บไว้ที่ D:\Backup ถ้าเรายังไม่ได้สร้างโฟลเดอร์ D:\Backup ก็สามารถคลิกที่ปุ่ม Make New Folder เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใหม่ได้ คลิก OK และคลิกปุ่ม Next เพื่อทำขั้นตอนต่อไป

เลือกว่าจะแบ๊คอัพข้อมูลแบบไหน

Synchronize: ไฟล์ที่ถูกสร้างขึ้นใหม่ หรือมีการแก้ไขใหม่สุดจะถูกก๊อปปี้ไปยังอีกโฟลเดอร์ ไม่ว่าจะเป็นโฟลเดอร์ด้านซ้าย หรือโฟลเดอร์ด้านขวา ไฟล์ไหนที่ถูกเปลี่ยนชื่อ หรือถูกลบ ก็จะมีผลกับอีกโฟลเดอร์หนึ่งด้วย
Echo: ไฟล์ที่ถูกสร้างขึ้นใหม่ หรือมีการแก้ไขจะถูกก๊อปปี้ไปยังโฟลเดอร์ด้านขวา ไฟล์ที่ถูกเปลี่ยนชื่อ หรือลบในโฟลเดอร์ด้านซ้ายจะมีผลกับโฟลเดอร์ด้านขวาด้วย
Subscribe: ไฟล์ที่มีการแก้ไขในโฟลเดอร์ด้านขวาจะถูกก๊อปปี้ไปยังด้านซ้ายถ้าพบไฟล์ในโฟลเดอร์ด้านซ้าย
Contribute: ไฟล์ใหม่ และไฟล์ที่มีการแก้ไขจะถูกก๊อปปี้จะด้านซ้ายไปด้านขวา ไฟล์ที่ถูกเปลี่ยนชื่อในโฟลเดอร์ด้านซ้ายจะมีผลต่อโฟลเดอร์ด้านขวา คือมีผลคล้ายกับ Echo แต่ไม่มีการลบไฟล์
Combine: ไฟล์ใหม่ และไฟล์ที่มีการแก้ไขใหม่สุดจะถูกก๊อปปี้ไปยังโฟลเดอร์ทั้งซ้าย และขวา ส่วนการเปลี่ยนชื่อ และลบไฟล์จะไม่มีผลใดๆ
โดยส่วนมากเราจะใช้คำสั่ง Echo เนื่องจากข้อมูลที่เราทำการเปลี่ยนแปลงในโฟลเดอร์ด้านซ้าย (โฟลเดอร์ต้นฉบับ) จะมีผลไปยังโฟลเดอร์ด้านขวา (โฟลเดอร์ปลายทาง) เพียงทิศทางเดียว

หลังจากที่เราเลือกวิธีการในการแบ๊คอัพข้อมูลแล้ว เราจะต้องกำหนดชื่อด้วย ในที่นี้กำหนดเป็น BackupData จากนั้นคลิกปุ่ม Finish

ในหน้านี้จะเห็นว่าที่รายการด้านซ้าย จะมีรายการ BackupData เพิ่มขึ้นมา ตามภาพ ถ้าเราคลิกที่รายการ BackupData แล้วคลิกปุ่ม Run โปรแกรมจะทำการแบ๊คอัพตามที่เรากำหนดเอาไว้ก่อนหน้า
ในขณะเดียวกัน ถ้าเรามีการสร้างรายการแบ๊คอัพเอาไว้หลายรายการ และต้องการทำทุกรายการ ให้เราเลือกที่ All Folder Pairs และคลิกที่ป่ม Run

การใช้ Microsoft SyncToy ทำการแบ๊คอัพอัตโนมัติทุกวัน

คลิก Start -> All Programs -> Accessories -> System Tools -> Scheduled Tasks เพื่อเปิดโปรแกรม Scheduled Tasks
ดับเบิ้ลคลิกที่ Add Scheduled Task ได้หน้าต่าง Scheduled Task Wizard ให้คลิก Next เพื่อทำงานต่อไป
เลื่อนลงไปเพื่อหาโปรแกรม SyncToy คลิก Next
ที่รายการ Perform this Task เลือก Daily เราสามารถกำหนดชื่อได้ว่าจะเป็นอะไร ในที่นี้กำหนดว่า MyBackup Dialy คลิก Next
ให้เลือกเวลาเริ่มต้นทำการแบ๊คอัพประจำวันที่ช่อง Start time ซึ่งควรจะเป็นเวลาที่เราเปิดเครื่องครั้งแรกในตอนเช้า หรือเวลาเย็นหลังจากทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว คลิกเลือก Every Day เพื่อให้โปรแกรมทำงานทุกวัน ที่ช่อง Start date เพื่อกำหนดว่าจะให้โปรแกรมเริ่มทำงานตั้งแต่เมื่อไร เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Next

ส่วนนี้จะเป็นการกำหนดว่า ยูสเซอร์ ไหนที่จะทำงานกับโปรแกรมนี้ โดยการกำหนดชื่อ ยูสเซอร์ และ พาสเวิร์ด
ที่หน้านี้ให้คลิกเลือก Open advanced properties for this task when I click Finish เสร็จแล้ว คลิกปุ่ม Finish
ที่แท๊ป Task ในช่อง Run จะเห็นว่ามีคำสั่งดังนี้
"C:\Program Files\Microsoft\SyncToy\SyncToy.exe"
ให้เราเพิ่ม - R ลงไปเพื่อให้โปรแกรม SyncToy รันคำสั่งแบ๊คอัพทุกตัวที่เราสร้าง ดังตัวอย่างข้างล่าง
"C:\Program Files\Microsoft\SyncToy\SyncToy.exe" -R
คลิก OK และปิดโปรแกรม Scheduled Tasks
ทิป
1) เราควรสร้างโฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์ Backup เพื่อแยกเก็บข้อมูลต่างๆ เช่น สร้างโฟลเดอร์ย่อย MyDocument ในโฟลเดอร์ Backup เพื่อเก็บข้อมูลใน My Documents ของเรา และสร้างโฟลเดอร์ Favorites สำหรับเก็บข้อมูล Favorites เป็นต้น
2) การแบ๊คอัพข้อมูล ไม่ควรแบ๊คอัพข้อมูลในฮาร์ดดิสต์ตัวเดียวกับที่เก็บข้อมูล เพราะถ้าฮาร์ดดิสต์เกิดเสียขึ้นมา ก็จะไม่สามารถนำข้อมูลที่เราแบ๊คอัพมาใช้งานได้